[Битрикс24 Бизнес-процессы] Фиксируем время перехода сделки между стадиями и предыдущую стадию сделки
В текущей статье рассмотрим вопрос создания бизнес-процесса для фиксирования времени перехода сделки между стадиями. Для сделки есть стандартные поля, в которых фиксируются определенные действия : дата создания, дата изменения, дата начала. Конечно, процесс перехода сделки между стадиями у конкретной сделки можно отследить по карточке клиента. Но использовать эти данные, например, в фильтре не получится.
Создаем пользовательские поля
Для решения задачи поступим следующим образом: создадим для для сделки пользовательское поле типа «Дата/время» с названием «Дата изменения сделки».
Кроме того, нам понадобятся еще 2 поля — «Предыдущая стадия» и «Служебное поле стадия». Тип для полей укажем как «Привязка к справочникам CRM», а справочник «Стадия сделки Общее».
В пользовательском поле «Стадия сделки» мы будем хранить предыдущую стадию, а пользовательское поле «Служебное поле стадия» необходима для правильной работы бизнес-процесса.
Настраиваем бизнес-процесс
Бизнес-процесс для фиксирования времени перехода между стадиями будет выглядеть следующим образом:
Логика работы бизнес-процесса достаточно проста. На первом этапе мы проверяем, совпадает ли текущий статус документа со значением, записанным в поле «Служебное поле стадия». Если условие выполняется, то значение поля «Служебное поле стадия» копируем в «Предыдущий статус», а в поле «Служебное поле стадия», записываем текущую стадию сделки.
В поле «Дата изменения стадии сделки» сохраняем текущее время. Дату в поле «Дата изменения стадии сделки» записываем не на прямую, а через переменную бизнес-процесса типа «Дата/время». Сохранить время в переменную бизнес-процесса можно используя значения {=System:NowLocal} — будет сохранена дата, учитывая часовой пояс, либо {=System:Now} — тогда будет учитываться локальное время на сервере.
Запуск бизнес-процесса настраиваем на «При изменении».
Важное замечание
Изначально для все сделок, которые есть в базе Битрикс24, поле «Служебное поле стадия» будет пустым, и бизнес-процесс будет считать, что даже при первом изменении стадии сделки изменилась, хотя фактически изменения стадии сделки могло и не быть. Поэтому для корректной работы бизнес-процесса необходимо для всех сделок в системе установить значения «Служебное поле стадия» равным текущей стадии сделки. Сделать это массово можно используя инструмент бизнес-процессов.
Для новых сделок указанное действие можно делать автоматически, добавив указанное действия в бизнес-процесс, запускаемый при создании сделки.
Кроме того, если у вас в сделках несколько направлений, то необходимо будет настроить ветку бизнес-процесса для каждого направления отдельно.
Результаты работы
В результате проделанной работы в Битрикс24 настроен бизнес-процесс, который в автоматическом режиме выполняет необходимые действия. При этом, что важно, работа бизнес-процесса не требует от пользователей никаких дополнительных действий, бизнес-процесс работает в «фоновом режиме».
А для чего этот бизнес-процесс бывает необходим на практике?
Во-первых, используя фильтры Битрикс24, мы можем отследить, у каких сделок изменилась стадия в определенный период времени.
Во-вторых, мы можем понять, какой была предыдущая стадия. Например, выбрав через фильтр негативные статусы, достаточно просто сделать вывод, после какой стадии «отваливаются» сделки. И возможно, внести необходимые коррективы в работу компании.
Данный функционал бывает удобен для анализа в «обратном» порядке — то есть через фильтры мы выбираем в поле «Предыдущая стадия» определенную стадию, и анализируя текущие стадии, мы понимаем, куда сделки «прыгнули».
Для комплексного анализа часто механизма фильтров и отчетов, которые имеются в Битрикс24, бывает недостаточно. Иногда правильнее, применив экспорт данных в Excel, построить необходимый отчет, используя всю мощь и гибкость данного инструмента. Или автоматизировать данный процесс,используя механизм Power Query.
Заказать услугу
Если вам кажется, что все написанное сложно, и этот инструмент не для вас - доверьте работу профессионалам. Заполните форму ниже, и получите персональное предложение.